Jinsi ya kufuatilia mauzo na stoo ya duka lako bila kukosea

Ukiwa na programu au bila — mwongozo wa vitendo kwa maduka, famasi na maduka ya vifaa vya ujenzi vya DRC (Kinshasa, Lubumbashi, Goma na kwingineko).

Wafanyabiashara wengi DRC bado wanaendesha duka lao kwa daftari rahisi la hesabu : kila mauzo yanaandikwa kwa mkono, jumla zinaongezwa mwishoni mwa siku. Inafanya kazi — hadi siku ambapo ukurasa unararuka, namba inaandikwa vibaya, au unasahau kama mauzo fulani yalilipwa au yalitolewa kwa deni. Hii ndiyo unayopaswa kufuatilia kwa kweli, na jinsi ya kuepuka makosa ya kawaida zaidi.

Matatizo ya kawaida ya daftari la karatasi

• Makosa ya hesabu — kuongeza kwa mkono siku nzima ya mauzo, bidhaa baada ya bidhaa, kunaacha nafasi kubwa ya makosa.
• Faida halisi isiyoonekana — daftari mara nyingi linaandika bei ya kuuza, mara chache bei ya ununuzi kando yake. Matokeo : unajua mapato yako ya mauzo, si faida yako halisi.
• Madeni ya wateja yanayopotea — mteja anayesema "baadaye" na unasahau kumfuatilia, ni pesa isiyorudi kamwe.
• Stoo unayogundua imekwisha wakati mbaya — bila tahadhari, unagundua bidhaa imekwisha tu wakati mteja anaiuliza.
• Daftari lililopotea au kuharibika — mvua, kuhama, daftari kupotea : miezi ya kufuatilia inapotea mara moja.

Mambo 4 ya kufuatilia, njia yoyote ile

Iwe unatumia daftari, kijitabu, au programu, msingi hauhabadiliki :

• Mauzo ya siku — nini, kiasi gani, kwa bei gani.
• Stoo iliyobaki — ili usiahidi kamwe bidhaa isiyokuwepo tena.
• Faida halisi — bei ya kuuza ukatoa bei ya ununuzi, bidhaa baada ya bidhaa, si jumla iliyopokelewa tu.
• Madeni yaliyopo — nani anadaiwa kiasi gani, na tangu lini.

Jinsi ya kufanya hivi vizuri na daftari rahisi

Ukipendelea kubaki na daftari, tabia rahisi chache zinaweza kuepusha makosa mengi :

• Andika kila mara bei ya ununuzi NA bei ya kuuza kwenye mstari mmoja, si bei ya kuuza tu.
• Weka ukurasa tofauti, kwa ajili ya madeni ya wateja pekee, na tarehe na jina.
• Fanya jumla ya siku kabla ya kufunga duka, si siku inayofuata kwa kumbukumbu.
• Hesabu tena stoo ya bidhaa zinazoisha haraka angalau mara moja kwa wiki.

Na ukitaka kuokoa muda : programu inaweza kukufanyia hilo

Ndiyo maana Mombongo ipo : programu ya bure, iliyoundwa kwa maduka, famasi na maduka ya vifaa vya ujenzi vya DRC, inayohesabu faida halisi kiotomatiki, inayoweka kumbukumbu ya kila deni la mteja, inayotoa tahadhari stoo inapopungua, na inafanya kazi kwa Kifaransa, Lingala au Kiswahili — hata na mauzo yanayosajiliwa kwa sauti. Kama daftari la hesabu la kidijitali, lakini lisilopotea kamwe na lisilokosea kamwe katika hesabu.